Novo sistema para gestão de convênios é apresentado a prefeitos gaúchos

Funcionamento do chamado Banco de Projetos foi detalhado durante evento da Famurs, em Xangri-Lá, com vantagens para os municípios e para o Estado

O novo Sistema de Propostas de Convênios, também chamado de Banco de Projetos, foi apresentado nesta quinta-feira (20) aos prefeitos gaúchos, durante a Assembleia de Verão da Federação das Associações de Municípios do Rio Grande do Sul (Famurs), em Xangri-Lá. A solução tecnológica busca facilitar a inserção, a gestão e o acompanhamento das propostas dos municípios e de outros entes que celebrem convênios com o Estado.

Leia mais sobre os temas apresentados

No evento, o governador em exercício, Gabriel Souza, disse que a ferramenta se torna ainda mais relevante no momento em que o Estado tem recursos significativos a serem investidos na reconstrução. “Não dá para fazer essa gestão sem monitoramento do dinheiro público e, por isso, os prefeitos são importantes para a administração desses sistemas com Estado e União”, disse, destacando a etapa de capacitação que ocorrerá em abril.

Uma das contribuições desses avanços, segundo ele, pode ser avaliada pelo tempo de liberação dos convênios. Segundo o governador em exercício, hoje, após a liberação de uma proposta, pode levar em média até 90 dias para que o prefeito faça a assinatura. Com outras fases, que ainda devem ser implementadas, o objetivo é reduzir esse prazo para sete dias nos próximos anos.

A apresentação do tema foi feita pela secretária da Fazenda, Pricilla Santana, e pelo auditor-fiscal Carlos Alexandre Calzavara Rocha, da Contadoria e Auditoria-Geral do Estado (Cage), órgão que desenvolveu e coordena o novo sistema. O projeto também tem a participação do Gabinete do Governador, da Secretaria do Planejamento, Governança e Gestão (SPGG) e da Procergs.

Com a implantação da ferramenta, a intenção é avançar de uma prática pulverizada, com fluxos diversos, para a concentração em um único local, de maneira a melhorar a gestão e modernizar o fluxo, com mais eficiência nos trâmites internos e redução de prazos para assinatura de convênios, entre outras vantagens (confira todas abaixo).

Com o tempo, todos os convênios devem “nascer” e ser geridos pelo Estado e pelos municípios dentro de uma única plataforma. “É um passo importante para a desburocratização. Hoje cada proposta apresentada por um prefeito exige uma série de documentos a serem inseridos em sistemas diferentes. Essas informações não estavam consolidadas em um só local. Agora, o Banco de Projetos apresenta os dados em uma única tela gerencial, indicando, inclusive eventuais entraves para o andamento”, explica Carlos Alexandre.

Segundo Pricilla, a etapa de capacitação pela Cage será muito importante para a disseminação da ferramenta. “A Cage prestará esse apoio para que o instrumento do convênio seja ainda muito mais provedor de políticas públicas”, destacou.

A capacitação ocorrerá de forma on-line nos dias 8 e 9 de abril. Antes, em 26 de março, ocorre o treinamento para a operação do sistema nas secretarias de Estado.

No evento em Xangri-Lá, a SPGG também apresentou aos prefeitos avanços na implementação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), solução do governo federal para produção e gestão de documentos e processos administrativos eletrônicos. O governo do Estado vai investir R$ 15 milhões para que a novidade chegue a toda a gestão estadual.

Cronograma de treinamento

O Sistema de Propostas de Convênios, juntamente com o Sistema de Monitoramento de Convênios e o Sistema de Prestação de Contas de Convênios, constitui um conjunto de iniciativas do Governo do Estado para tornar mais ágil a apresentação de propostas, a execução e a prestação de contas pelos municípios convenentes. A ideia está inserida no mapa estratégico do governo gaúcho, com investimento na modernização e na agilização de processos, além de promover uma moderna e eficiente governança de dados.

O projeto representa um avanço em direção à automatização de processos. Desenvolvido desde outubro de 2023, compreende várias etapas na primeira fase: cadastro dos municípios; cadastro e habilitação dos prefeitos; anexação dos projetos; avaliação; pré-seleção; monitoramento da avaliação; classificação; seleção; e início do fluxo das propostas.

Todas essas etapas envolvem várias ações, como governança, a cargo da SPGG; automatizações, via portal Finanças Públicas do Estado (FPE) e portal de Convênios e Parcerias do Estado; treinamentos, com elaboração de guias e manuais; desenvolvimento de painéis, indicadores e alertas, incluídos na plataforma Cage Gerencial; e ações de controle realizadas pela Seccional de Transferências Voluntárias da Cage. A segunda fase prevê monitoramento das demandas dos municípios em relação ao sistema, correção de eventuais falhas e implementação de melhorias.

Vantagens para os municípios

• Preenchimento do plano de trabalho de forma on-line;
• Anexação de documentos do projeto/município/prefeito apenas uma vez;
• Ciência da habilitação em tempo real (SisCHE, SMC e Cadin);
• Orientação e cálculo automático da contrapartida mínima;
• Projetos de convênios concentrados em uma única plataforma;
• Gestão dos projetos no sistema (em única tela);
• Comunicação corretiva por meio de mensagens no sistema;
• Recebimento de mensagens (WhatsApp, SMS e e-mail) de mudanças de situação;
• Fluxo orientado;
• Assinatura digital.

Vantagens para o Estado

• Automatização da geração e do preenchimento de convênio no FPE;
• Painéis, indicadores e alertas no sistema Cage Gerencial;
• Redução de consultas acerca da situação dos projetos e dos convênios;
• Redução da ineficiência da comunicação corretiva;
• Preenchimento automatizado do termo de convênio;
• Fluxo balizado e orientado (aumento da eficiência);
• Redução considerável no tempo entre a aprovação e a assinatura do convênio, com estimativa de que seja, no máximo, de sete dias.

Texto: Ascom Sefaz